Zweck dieses Leitfadens:
Dieser Leitfaden dient dazu, die Lieferanten der Bayernland eG bei der Umsetzung des Standards der E-Rechnung zu unterstützen. So soll der Übergang zur E-Rechnung für beide Seiten so reibungslos wie möglich gestaltet werden.
E-Rechnung:
Als elektronische Rechnung genügt es nicht, eine PDF zu verwenden. Definition ist ein „strukturierter Datensatz“.
Dieser Datensatz wird in einer XML verwirklicht und entweder in der Sprache „UBL“ oder der Sprache „UN-CEFACT“ verfasst.
Die allgemeinen Regelungen sind in der Norm EN 16931-1 bzw. Richtlinie 2014/55/EU festgelegt.
Die Formate ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) und X-Rechnung entsprechen dieser Norm.
Die Rechnungen können der Bayernland eG per Email auf die eingerichtete Email-Adresse zugeleitet werden: repruebld@bayernland.de
Ein Abholen der Rechnungen durch die Bayernland eG von einer Webseite ist nicht vorgesehen.
Beim Einlesen finden zunächst einige Prüfungen statt, bevor die Rechnung verarbeitet werden kann.
Inhalt einer elektronischen Rechnung:
Im Standard E-Rechnung sind mehr als 160 Felder vorgesehen. Ein Teil dieser Felder sind als Pflichtfelder definiert, ohne die die Rechnung der Schematron-Prüfung nicht standhält und somit nicht verarbeitet werden kann. Einige Felder werden erst zu Pflichtfeldern, wenn bestimmte Vorbedingungen herrschen.
Im Falle der UStID und der Steuernummer muss mindestens eines der Felder gefüllt sein.
Bei einigen der Felder handelt es sich um Multifunktionsfelder, deren Inhalt über einen Qualifier klassifiziert werden kann.
Rechnungsfelder der E-Rechnung:
1. Pflichtfelder:
Die im Standard E-Rechnung definierten Pflichtfelder bestehen zum Teil aus den Mindestanforderungen, die im §14 UStG für die Rechnungsstellung festgelegt sind.
2. Felder, die die Bayernland eG über die Pflichtfelder hinaus benötigt:
Da der Standard generisch gehalten sein muss, damit es für alle anwendbar bleibt, sind Brancheneigenheiten teilweise nicht im Standard definiert. Trotzdem sind je nach Rechnungsart die vereinbarten Informationen und Dokumente nötig, damit die Prozesse innerhalb der Bayernland eG korrekt angesprochen werden und somit eine fristgerechte Bearbeitung gewährleistet werden kann.
Auch nach einem Wechsel des Mediums, in dem die Rechnung übertragen wird, bleiben die Grundanforderung der Bayernland eG an die Rechnungen bestehen, die zum Teil vertraglich vereinbart oder auch in den Bedingungen nachzulesen sind.
3. Wie reiche ich die Rechnung bei der Bayernland eG ein:
Bitte senden Sie Ihre E-Rechnungen an repruebld@bayernland.de.
Lieferantennummer:
Jeder Kreditor ist in den Systemen der Bayernland eG unter einer eigenen Kreditorennummer geführt. Zwar gibt es Logiken, die aus Inhalten der Rechnung den richtigen Kreditor ermitteln, diese sind aber mit Angabe der korrekten Kreditorennummer nicht mehr nötig Bitte pflegen Sie diese Kreditorennummer in das Feld BT-29 ein. Ist diese nicht bekannt erfragen Sie diese bitte bei der Bayernland eG.
Bestellnummer:
In der Bestellung, die Sie von der Bayernland eG erhalten haben, ist i.d.R. eine Bestellnummer eingepflegt. Diese Nummer pflegen Sie bitte in das Feld BT-13 ein. Durch die gültige Bestellnummer kann Ihre Rechnung direkt mit der bestehenden Bestellung verknüpft werden und die Rechnungsprüfung kann effizienter und somit schneller durchgeführt werden.
Supportanfragen:
Inhaltliche Fragen zur Rechnung sind an den, in dem einschlägigen Vertrag, oder im Rahmen der Vertragsabwicklung genannten fachlichen Ansprechpartner zu richten.
Die entsprechenden Kontaktdaten entnehmen Sie bitte den Vertragsdaten.
Die E-Mail-Adresse für allgemeine Fragen an die Buchhaltung gilt für die unverändert fort (erechnung@bayernland.de).
Benötigte Informationen in der Rechnung:
Übersicht der benötigten Informationen
Checklisten:
Für Bestellbezug:
